چرا به یکپارچه سازی انبار در فروشگاه اینترنتی نیازمندیم؟ (نیاز ها و امکانات پنل انبار در فروشگاه اینترنتی)
انبار در فروشگاه اینترنتی آخرین مرحله از فرآیند خرید یا فروش در هر فروشگاهی خواهد بود. در فرآیند خرید شما پس از رسیدن کالا نیاز به شمارش، تطابق با فاکتور خرید، مشخص کردن محل (در صورتیکه کالا جدید باشد شما نیاز به اختصاص محلی جدید در انبار و الصاق برچسب بارکد / اسم / شناسه کالا به آن محل دارید) و تایید نهایی فاکتور، خواهید داشت. در این مرحله طبیعتا نیاز است تا موجودی کالا افزایش یابد. هر سیستم حسابداری و انبارداری دارای قابلیت های مطرح شده است. اما کار به همینجا ختم نخواهد شد.
اولا شما نیاز دارید تا اطلاعات موجودی انبار در فروشگاه اینترنتی نیز اصلاح گردد. طبیعتا اینکه شما بخواهید با هرخرید موجودی کالاها را به صورت دستی در فروشگاه اینترنتی افزایش دهید، کار طاقت فرسایی خواهد بود. حال اگر خطای انسانی نیز به آن افزوده گردد، نتیجه فاجعه بار خواهد شد. ثانیا آیا به این فکر کرده اید که در حین فرآیند شمارش کالاها، تایید و… تا آپدیت موجودی، تعدادی از مشتریان شما ممکن است به دلیل مشاهده عدم موجودی کالا در فروشگاه اینترنتی از خرید آن منصرف گردند؟ در مورد فروش کالاها مسئله دوچندان می گردد.
در آخرین مرحله فروش، وقتی سفارش مشتری باید در بسته گذاشته شده و ارسال شود، شما با موارد زیر روبرو هستید:
۱- ابتدا نیاز است کالاها از محل خود برداشته شده و درون بسته قرار گیرند. اگر تعداد کالاهای فروشگاه شما زیاد باشد، یافتن آنها کار آسانی نیست. بهتر آن است که فاکتور جمع آوری کالاها همراه با محل دقیق آنها در اختیار شما باشد. پنل انبار در بسیاری از سامانه های فروشگاه ساز اینترنتی امکان ثبت محل کالا و پرینت فاکتور جمع آوری، ندارد.
۲- پس از آن لازم است پرینت فاکتور مشتری درون بسته قرار داده شود. تقریبا همه ی فروشگاه های اینترنتی پرینت فاکتور فروش را در اختیار شما قرار می دهند. البته اگر به دنبال اختصاصی کردن محتوای این فاکتور مثلا ذکر توضیحات گارانتی و یا صدور فاکتور رسمی با ارزش افزوده هستید، عموما این امکانات در فروشگاه سازها وجود ندارد.
۳- در مرحله سوم لازم است شما مشخصات ارسال (آدرس و دیگر اطلاعات فرستنده و گیرنده) را روی بسته ذکر کنید. وجود پرینت اطلاعات فوق به علاوه تفکیک نوع ارسال (پست پیشتاز، سفارشی، ترمینال، باربری، پیک، تیپاکس و…) می تواند فرآیند بسته بندی و ارسال را تسریع دهد.
۴- حال بایستی فاکتور فروش مربوطه در سیستم حسابداری و انبارداری ثبت شود و موجودی جدید انبار در سایت شما به روزرسانی گردد.
نکته ای که در مراحل بالا از آن غافل شدیم آن است که از زمان ثبت سفارش مشتری و پرداخت فاکتور، کالای مورد نظر بایستی از موجودی نمایش داده شده به بقیه مشتریان کسر گردد. در غیر این صورت ممکن است سفارش مشتریان دیگر، در عین حال که در انبار فروشگاه اینترنتی موجود نشان داده شده، پس از ثبت و پرداخت با کسری مواجه گردد. درحالیکه شما نمی توانید پیش از آنکه فاکتور فروش مفروض در سیستم حسابداری و انبارداری ثبت شده و موجودی جدید انبار در فروشگاه اینترنتی اصلاح شود، از کسری کالا مطلع گردید. پس عملا در طول زمان ثبت سفارش مشتری تا پایان فرآیندهای ارسال، ثبت در سیستم انبار و آپدیت فروشگاه اینترنتی، موجودی سایت شما صحیح نخواهد بود.
حال ممکن است راه حل دیگری برای این موضوع مطرح گردد. در بیشتر فروشگاه سازها شما می توانید به محض ثبت یک فاکتور فروش موجودی یک کالا را کاهش دهید. در این صورت مشکل دیگری متصور خواهد بود. اگر مشتریان شما بتوانند به غیر از درگاه بانکی روش دیگری را برای پرداخت، انتخاب نمایند(مثلا کارت به کارت)، موجودی کالاهای شما می تواند با ثبت تعداد زیادی فاکتور غیر واقعی، صفر شده و در سایت غیر موجود شود. طبیعتا در صورتیکه فروشگاه اینترنتی شما پربازدید باشد، این مشکل می تواند سبب از دست دادن مشتری و اعتبار شما گردد. این مشکلی است که هر شخصی که سابقه راه اندازی فروشگاه اینترنتی حتی کوچک داشته باشد، با آن روبرو شده است. سفارشات غیر واقعی که مثلا به عنوان تست روند فروش، ثبت شده است.
تا اینجا حتما شما هم متوجه نیاز به یک سیستم یکپارچه انبار در فروشگاه اینترنتی شده اید. اما باز هم این تمام ماجرا نیست… پنل انبار در فروشگاه اینترنتی آیدیانت نه تنها پاسخگوی تمامی نیازهای ذکر شده است، ملزومات دیگر انبار در فروشگاه اینترنتی را به صورت پیشرفته پاسخ می دهد. موارد زیر شرح امکانات انبار در فروشگاه اینترنتی آیدیانت است.
اتوماسیون فاکتورهای خرید و فروش در انبار
خرید:
همانطور که در پنل خرید توضیح داده شد، اتوماسیون فاکتورهای خرید به صورت زیر است:
پس از ثبت فاکتور خرید توسط مسئول خرید یا تدارکات و آماده شدن آن، فاکتور به پنل حسابداری رفته تا وضعیت مالی آن بررسی گردد. با درج سند حسابداری (تراکنش یا چک، در غیر این صورت طرف حساب مربوطه بستانکار می شود)، سفارش توسط مسئول خرید تایید نهایی می شود و برای بررسی و اضافه شدن به انبار به پنل انبارداری ارسال می گردد. تمامی فرآیند های فوق در اتوماسیون اداری سامانه مدیریت کسب و کار فروشگاه اینترنتی انجام می شود.
توجه داشته باشید از زمان تایید اولیه مسئول خرید و قرارگیری در مرحله حسابداری، کالاهای آن فاکتور در حال خرید محسوب می گردند. این موضوع بدین معناست که اگر مهلت باقیمانده تا دریافت کالاهای خریداری شده کمتر از مدت زمان اعلامی ارسال کالاها به مشتریان باشد (این زمان میتواند زمان تعریف شده در فروشگاه اینترنتی برای ارسال بسته ها، به عنوان مثال ۲۴ ساعت، باشد)، کالاهای درحال خرید به صورت موجود به مشتریان نمایش داده می شود. پس این قابلیت موجودی آنی انبار در فروشگاه اینترنتی شما را افزایش و در نتیجه “فروش ازدست رفته” را کاهش می دهد. پس امکانات انبار در فروشگاه اینترنتی آیدیانت علاوه بر هماهنگی سیستم انبارداری با فروشگاه و آپدیت خودکار موجودی کالاها در هنگام خرید، موجودی در دسترس فروشگاه را نیز افزایش میدهد.
فروش:
پس از ثبت سفارش توسط مشتری در فروشگاه اینترنتی یا ایجاد آن توسط مدیر فروش در فروش حضوری، طی شدن فرآیند تایید خرید کالاهای ناموجود توسط مدیر خرید و ارسال به پنل حسابداری جهت تایید تراکنش اتوماتیک یا ثبت سند حسابداری جدید، نهایتا فاکتور به پنل انبار فروشگاه اینترنتی وارد می شود. اتوماسیون فاکتورها در تمامی مراحل ذکر شده سبب می گردد تا هیچ فاکتوری با تاخیر یا فراموشی مواجه نشود و در سریعترین زمان آماده بسته بندی و ارسال گردد.
از زمانی که فاکتور مشتریان مورد تایید مسئول فروش قرار گیرد، کالاهای آن فاکتور به تعداد درخواست شده، به عنوان درحال فروش در نظر گرفته می شود. اینجا نیز مشابه تعداد درحال خرید، این تعداد از موجودی درحال نمایش به مشتریان کسر شده تا از کسری سفارشات و عدم قطعیت در موجودی جلوگیری شود. به این شکل موجودی حقیقی کالاها هنوز تغییر نکرده است و تنها موجودی قابل فروش کاهش می یابد (زیرا کالاها هنوز در انبار قرار دارند و این امر از اشتباه انبارداران جلوگیری می نماید). در پایان مراحل و تایید نهایی فاکتور توسط انباردار، موجودی سیستم کسر خواهد شد.
در ویدئو زیر، بخش هایی از پنل انبار داری سامانه فروشگاه اینترنتی آیدیانت،مورد بررسی قرار گرفته است.
تاکنون توانستیم با فرآیند اتوماسیون پنل انبار در فروشگاه اینترنتی، برای دو نیاز پاسخ مناسب را ارائه دهیم:
۱- هماهنگی موجودی سیستم انبار در فروشگاه اینترنتی شامل فرآیند خرید و فروش
۲- درنظرگرفتن بهینه ترین روش برای نمایش موجودی قابل دسترس انبار در فروشگاه اینترنتی برای مشتریان و جلوگیری از کاهش فروش یا کسری فاکتورهای ثبت شده
اما هنوز امکانات دیگری در انتظار شماست که میتواند بهره وری قسمت انبار در فروشگاه اینترنتی را افزایش دهد.
دیگر امکانات و ویژگی های پنل انبار در فروشگاه اینترنتی
۱- نمایش موجودی / عدم موجودی کالاها با تفکیک رنگ، برای هر انبار:
همانطور که در امکانات متفرقه سامانه توضیح داده شد، شما می توانید چند انبار یا شعبه متفاوت در فروشگاه اینترنتی خود تعریف کنید. حال در تمامی مراحل اتوماسیون فاکتور از جمله انبارداری، می توانید موجودی کالاهای فاکتور در شعب مختلف را بررسی نمایید. همچنین می توانید با انتخاب چند انبار به صورت همزمان، موجودی کل فاکتور در مجموع چند شعبه را در نظر بگیرید. نمایش درصد موجودی هر کالا / کل فاکتور در شعب مختلف از دیگر امکانات این بخش است.
۲- نمایش تمامی اطلاعات فاکتور شامل مشخصات، روش ارسال، تخفیفات، سابقه خرید و… به صورت یکجا در اطلاعات فاکتور و در کنار فاکتورهای دیگر
شما برای مشاهده اطلاعات یک فاکتور نیاز به بازکردن آن فاکتور و رفتن به صفحه جدید ندارید. لیستی از تمامی فاکتورها به همراه اطلاعات کامل آنها در اختیار شماست.
۳- مشاهده تصویر کالا، تعداد درحال فروش و خرید، قیمت های تعدادی، مهلت ارسال و… در کنار اطلاعات دیگر به صورت یکجا
۴- امکان مشاهده توضیحات مشتری، فرآیند اتوماسیون، اقدامات مسئولین دیگر در فاکتور با زمان دقیق آن، پیام های دیگر مسئولین و امکان ثبت پیام مرتبط با فاکتور جهت مستند سازی یا ارتباط با دیگر کاربران از ویژگی های پنل انبار در فروشگاه اینترنتی است.
۵- دانلود اکسل سفارش
۶- امکان بازگشت فاکتور به مراحل قبل در قالب اتوماسیون فاکتورها
۷- چاپ فاکتور
در هنگام چاپ فاکتور سه خروجی مختلف برای شما چاپ میشود:
۱- فاکتور جمع آوری: شامل کد کالا، مکان کالا در انبار، نام و شناسه کالا، تعداد درخواست شده / موجودی / درحال فروش / درحال خرید، توضیحات فاکتور مشتری و پیام های مسئولین دیگر قسمت ها. همچنین در این فاکتور برای کاهش زمان جمع آوری و افزایش راندمان کارکنان، ترتیب اقلام براساس طی نمودن کمترین مسافت، بهینه گشته است.
۲- فاکتور مشتری: نسخه ای از فاکتور جهت قرار دادن در بسته مشتری شامل اطلاعات اقلام و قیمت آنها، تخفیفات، هزینه های بسته بندی و ارسال، مالیات و مبلغ کل به علاوه توضیحات مختصر شرایط گارانتی و بازگشت کالا به انبار در فروشگاه اینترنتی
۳- پرینت آدرس: شامل اطلاعات کامل فرستنده و گیرنده، نوع ارسال و تمایز کالاهای شکستنی، جهت الصاق به بسته
۴- ارسال اتوماتیک کد رهگیری، محل دریافت بسته به صورت پیامک و ایمیل برای مشتریان و نمایش اطلاعات مربوطه در ماژول رهگیری سفارشات فروشگاه اینترنتی
۵- زنگ هشدار متناوب برای فاکتورهایی که بررسی و ارسال سریع آنها اهمیت بیشتری دارد. مانند فاکتورهایی با روش ارسال پیک
۶- چاپ فاکتور خرید برای قراردادن کالاها در انبار با مشخص نمودن محل دقیق کالا
برخی از امکانات ویژه انبار در فروشگاه اینترنتی آیدیانت
۱- ارائه لیست کالاهای جدید و برچسب محل قرارگیری آنها شامل شناسه و نام کالاها
۲- سیستم خطایاب هوشمند کالاها: ارائه لیست کالاهای دارای خطای انبار یا با احتمال بالای خطا در انبار با اولویت شمارش، محل کالا، تعداد موجودی فعلی سیستم جهت شمارش. در ماژول مربوطه پس از شمارش تعداد شمارش شده توسط انبارداران وارد می گردد و به صورت خودکار می توانید، کسری یا فزونی این کالاها را تبدیل به فاکتورهای اختلاف موجودی (خرید یا فروش) نمایید.
با این روش در طول سال و به صورت منظم در زمان های کم فشار انبار، می توانید انبارگردانی نمایید. در روش سنتی انبارگردانی کالاها، فروشگاه مجبور به توقف فعالیت شده و از ورود و خروج کالاها تا پایان شمارش کل انبار جلوگیری می نماید. همچنین تعداد زیادی از کالاها، با احتمال خطای صفر با صرف انرژی و زمان بیهوده شمارش می شدند. این روش با ماژول هوشمند خطایاب در فروشگاه اینترنتی آیدیانت حذف گردیده است.
بسیاری از امکانات، ویژگی های جزئی و ماژول های دیگر از سامانه انبار در فروشگاه اینترنتی آیدیانت، نیاز به تجربه کاربر و بررسی کامل “نسخه آزمایشی مدیریت کسب و کار فروشگاه اینترنتی” دارد.