مدیریت فروشگاه اینترنتی چه امکاناتی نیاز دارد؟
مدیریت یک فروشگاه اینترنتی در ابتدای امر بایستی به تمامی امکانات سامانه دسترسی داشته باشد. پس پنل های فروش، حسابداری، انبار و بسته بندی، خرید و زنجیره تامین، ویرایش سیستم و محتوا و دیگر امکانات سامانه باید در اختیار مدیر باشد. علاوه بر آن مدیر کل باید امکاناتی متمایز داشته باشد. امکاناتی که بسته به صلاح دید خود، ممکن است به صورت دائم یا مقطعی، در اختیار شخص دیگری نیز قرار دهد. به عنوان مثال سود و زیان سیستم که ممکن است در دسترس حسابدار قرار گیرد. اما به طور کلی مدیرعامل باید ابزارهای زیر را در اختیار داشته باشد:
۱- تراز مالی
مدیریت فروشگاه اینترنتی باید میزان بدهی، دارایی(شامل انبار، بستانکاری و مواردی از این قبیل) و در نهایت سرمایه مجموعه را بداند. بسیاری از تصمیمات کلان لازم برای رشد یک مجموعه از همین اطلاعات حاصل می شود. همچنین برای تکمیل اطلاعات مالیاتی، دسترسی به این اطلاعات لازم است. حتی در فروشگاه های اینترنتی کوچک، شما در صورتی می توانید تصمیمات درستی برای توسعه فروشگاه اتخاذ نمایید، که اطلاعات کافی از وضعیت سرمایه خود داشته باشید.
۲- سود و زیان
سود و زیان در مباحث حسابداری، قسمتی است که تمامی افراد به راحتی از آن سر در می آورند. بسیاری از تصمیمات کوتاه مدت و بلند مدت شما بر مبنای این قسمت انجام می شود. بعد از آن که مدت اندکی از راه اندازی فروشگاه اینترنتی شما سپری شود، به دانستن مواردی همچون: میزان کل فروش، سود فاکتورها، هزینه های صورت گرفته شده در قسمت های مختلف، مجموع هزینه ها و… در نهایت سود خالص مجموعه، نیاز دارید.
اطلاع از این موارد در بازه های زمانی دلخواه می تواند به مدیریت فروشگاه اینترنتی دید روشنی از وضعیت شرکت بدهد. مثلا ممکن است متوجه شوید یکی از هزینه ها به صورت سرسام آوری سود شما را کاهش می دهد، لذا بایستی کاهش آن هزینه را در لیست اولویت های خود قرار دهید. در این میان هزینه هایی وجود دارد که شما به صورت مستقیم وارد قسمت حسابداری نمی کنید، مانند تخفیفات مختلف روی فاکتورها (اعم از تخفیف روی کالایی خاص، بسته بندی یا ارسال و…). این موارد در واقع سود فاکتور شما را کاهش می دهند و ماژول سود و زیان سیستم می تواند این اطلاعات را در اختیار شما قرار دهد.
۳- نمودارها
نمودارهای آماری مقایسه سود خالص، فروش، هزینه، سرمایه و بازده فروشگاه در هر سال به صورت مقایسه ای، می تواند با یک نمایش گرافیکی به سرعت روند توسعه شما را مشخص سازد. اگر شما در سال دوم نسبت به سال نخست یا در ماه ششم به نسبت ماه اول سال جاری سود کمتری داشته اید، با مقایسه این نمودارها می توانید تشخیص دهید که این اتفاق بر اثر کدامیک از عوامل: فروش، سود فاکتور و یا هزینه بوده است. همچنین نمودار خطی هزینه در سال های مختلف با تفکیک هر هزینه، می تواند اطلاعات لازم برای مدیریت فروشگاه اینترنتی در کاهش هزینه ها را در اختیار بگذارد.
۴- آمار جستجو در سایت
فارغ از اینکه محصولی در فروشگاه شما قرار داشته باشد، بسیاری از مشتریان کالاهای مورد نیاز خود را در فروشگاه شما جستجو می کنند. این جستجوها و تعداد مواردی که در بازه های زمانی مختلف به مشتری نمایش داده شده است ، اطلاعات لازم برای تهیه کالا را در اختیار مدیریت فروشگاه اینترنتی و مدیر خرید قرار می دهد.
۵- خروجی اکسل داده های سیستم
اطلاعات سیستم اگر به صورت هدفمند در کنار یکدیگر قرار گیرند، می تواند نقاط ضعف مجموعه، مشکلات فروشگاه اینترنتی و… را به شما نمایش دهد. همچنین در صورتیکه بخواهید برخی اطلاعات سیستم را به صورت تجمیعی تغییر دهید (مثلا شرایط گارانتی محصولات تغییر کند)، این داده ها مورد نیاز خواهد بود.
۶- تنظیمات درگاه بانکی
نمایش درگاه های بانکی و تنظیمات لازم جهت اتصال به بانک مربوطه در این قسمت در اختیار مدیریت فروشگاه اینترنتی قرار می گیرد. علاوه بر آن شما می توانید برای فعال نمودن یا نمایش یک درگاه به مشتریان شرایط مختلفی تعریف نمایید. به عنوان مثال می توانید سفارشات با فاکتور رسمی را به درگاه (های) مشخصی متصل نمایید و یا برای اتصال به یک درگاه حداقل مبلغ فاکتور در نظر بگیرید. همچنین حالت ترکیب شروط ذکر شده برای هر درگاه می تواند تعریف گردد.
۷- نظرسنجی
نظرسنجی سفارشات علاوه بر اینکه می تواند در اختیار پشتیبانی قرار گیرد، برای تعیین وضعیت عملکرد کارکنان به مدیریت فروشگاه اینترنتی کمک می نماید. نظر کاربران در خصوص نقاط قوت و ضعف فروشگاه اینترنتی و بخش های مختلف آن، مهمترین عامل توسعه و رشد برند شما خواهد بود. طبیعتا تنها با دریافت و مشاهده این نظرها و یا تماس با مشتریان ناراضی، مشکل برطرف نخواهد شد. اقدامات عملی مدیریت فروشگاه اینترنتی در پیشگیری از مشکلات و اصلاح فرآیندها، می تواند برند شما را متمایز سازد.
۸- تنظیمات فاکتور رسمی و مالیات
شما می توانید انواع فاکتورهای عادی، فاکتور با کد ملی فروشنده و یا فاکتور رسمی با ارزش افزوده را در فروشگاه اینترنتی تعریف و فعال نمایید. با توجه به صلاح دید مدیریت فروشگاه اینترنتی، برای هریک از این مدل ها ممکن است برخی از تخفیفات حذف شود و یا درصد مشخصی به فاکتور افزوده گردد. همچنین می توانید برای فعال نمودن یا نمایش انتخاب هر نوع فاکتور، حداقل مبلغ سفارش را مشخص نمایید. از دیگر امکانات این قسمت، تنظیم توضیحات هرنوع فاکتور و نمایش فایل نمونه فاکتور به مشتری است. در خصوص فاکتورهای رسمی با ارزش افزوده لازم است تراکنش اتوماتیک فاکتور نیز تنظیم گردد.
۹- گزارش منطقه ای
مشخص شدن تعداد سفارشات، میزان فروش، سود، هزینه های ارسال و تخفیفات در هر استان یا شهر و منطقه می تواند به شما دید مناسبی از وضعیت فروشگاه اینترنتی در مناطق مختلف کشور ارائه دهد. به عنوان مثال ممکن است در یکی از استان ها هزینه های ارسال بسیار ارزان تعریف شده، درحالیکه سود فاکتورهای فروشگاه از آن منطقه اندک باشد. در این صورت شاید لازم باشد قسمتی از تخفیفات ارسال در آن منطقه کاهش یابد. البته تصمیم گیری در خصوص این موضوعات نیاز به بررسی دقیق و همه جانبه مدیریت فروشگاه اینترنتی دارد، اما برای حصول نتیجه صحیح، لازم است ابتدا داده های آماری صحیح در اختیار وی باشد.
۱۰- نظارت بر کارکنان، مشاهده ساعات ورود و خروج، محاسبه حقوق
تنظیمات ساعت کاری هریک از کارکنان، نحوه محاسبه حقوق براساس ساعت های ثبت شده، مرخصی، دیرکرد و اضافه کاری در سیستم توسط مدیریت فروشگاه اینترنتی انجام می گردد.
علاوه بر آن با ثبت درخواست مرخصی توسط کارمندان، مدیر می تواند درخواست را مشاهده و تایید یا رد نماید. گزارش ساعات کاری و تاریخچه حقوقی کارکنان از دیگر امکانات پنل حضور و غیاب است.
دیگر امکانات مدیریت فروشگاه اینترنتی آیدیانت، ماژول های هوشمندی است که در این مطلب به آن ها پرداخته نشد. به علاوه پنل مدیر کل و دیگر پنل های سیستم مدیریت کسب و کار یکپارچه آیدیانت همواره در حال توسعه بوده، قسمت های کاربردی جدید به آن افزوده می گردد.
در ویدئو زیر، بخش های مختلف پنل مدیریت، در سامانه فروشگاه اینترنتی آیدیانت بررسی شده است.