نرم افزار حسابداری متصل به فروشگاه اینترنتی

نرم افزار حسابداری متصل به فروشگاه اینترنتی

مزایا و معایب:

حسابداری یکی از مهمترین بخش های هر کسب و کاری است. حتی اگر تمامی محصولات خود را با درصد سود مشخصی به فروش برسانید یا حتی فروشگاه شما تک محصولی باشد، مشمول مالیات نباشید، تنها به صورت نقدی کار کنید و… باز هم برای محاسبه هزینه های ثابت و جاری خود نظیر اجاره، قبوض، حقوق کارمندان و دیگر هزینه ها و در نهایت محاسبه میزان سود و زیان خود به یک نرم افزار حسابداری نیاز خواهید داشت.

این مورد دقیقا مانند انبارداری فروشگاه اینترنتی است. شاید بتوان چند ماهی با وارد نمودن حساب ها و موجودی ها، بدهکاری، بستانکاری و هزینه ها در نرم افزاری مانند اکسل، همه ی موارد مورد نیاز را محاسبه کرد. اما با افزایش فروش و توسعه کار، این عمل غیرممکن خواهد شد. چرا که علاوه بر دشواری های ورود و محاسبه اطلاعات، زمان بسیاری از شما یا کارمندانتان خواهد گرفت. زمانی که می توانست در زمینه کارهای مهمتری مانند سئو، تبلیغات، برنامه های توسعه و… مورد استفاده قرار گیرد. پس بهترین کار، استفاده از یک نرم افزار حسابداری و انبارداری فروشگاهی است.

البته در این زمینه نرم افزارهای بومی بسیار خوبی وجود دارد. نرم افزارهایی که بیشتر شما با آنها آشنایی دارید: مانند هلو، پارسیان، دشت و …
نقطه قوت این نرم افزارها ساده سازی امور حسابداری است به طوریکه حتی کسانی که در این زمینه تحصیلاتی ندارند، می توانند حسابداری یک فروشگاه کوچک را برعهده گیرند.

پس در اولین قدم به نظر می رسد استفاده از یک نرم افزار حسابداری و انبارداری ایرانی گزینه خوبی خواهد بود. اما در مورد فروشگاه اینترنتی موضوع کمی پیچیده تر است. هنگامی که شما شروع به ورود فاکتورها به سیستم حسابداری می کنید، هربار باید تمامی فاکتورهای فروشگاه اینترنتی را به صورت دستی وارد نرم افزار حسابداری و انبارداری نمایید. این امر نه تنها زمان زیادی از نیروهای شما خواهد گرفت، بلکه گاهی خطای انسانی منجر به اشتباهات در سیستم حسابداری می شود. علاوه بر این، پس از ورود هر فاکتور فروش / خرید به سیستم حسابداری و انبارداری، بایستی موجودی جدید را از نرم افزار بخوانید و در فروشگاه اینترنتی به صورت دستی وارد نمایید. این مورد نیز علاوه بر اتلاف زمان کاری و انرژی نیروهای سیستم، موجب تاخیر در به روزرسانی موجودی فروشگاه اینترنتی می شود. شاید مهمترین مشکل همین مورد اخیر باشد.

شما می توانید در خصوص مشکلات کار با چنین سیستمی در پنل انبارداری بیشتر بخوانید.

اما آنچه ظاهرا راه حل مشکل عدم هماهنگی نرم افزار فروشگاه اینترنتی و نرم افزار حسابداری و انبارداری است، همگام سازی این دو سیستم با استفاده از یک نرم افزار حسابداری متصل به فروشگاه اینترنتی است. با این روش دیگر نیازی نخواهد بود تا به صورت دستی فاکتورهای خود را بین این دو سیستم جابجا نمایید و یا موجودی کالاها را هماهنگ و همگام سازید.

اما با وجود حل مشکل، این موضوع چند چالش جدی به دنبال دارد:

۱- با توجه به اینکه در این راه حل در بیشتر مواقع برخلاف فروشگاه های اینترنتی، نرم افزار حسابداری تحت وب نبوده، برای همگام سازی این دو با یکدیگر لازم است همواره سیستم حسابداری شما به اینترنت متصل باشد. پس شما نمی توانید یک کامپیوتر معمولی را برای نصب نرم افزار حسابداری متصل به فروشگاه اینترنتی خود انتخاب نمایید. برای اینکار نیاز به یک سرور داخلی خواهید داشت که علاوه بر روشن بودن ۲۴ ساعته، مطمئن شوید که همواره به اینترنت متصل است و برای قطعی برق نیز، به یک یو پی اس نیاز خواهید داشت.

اگر مطلب را خلاصه نماییم، شما باید هزینه بسیار زیادی برای سخت افزار، نگهداری از آن و کارهای نرم افزاری و شبکه پرداخت کنید. البته این مورد همچنان ضریب خطایی خواهد داشت، چرا که بسیاری از اتفاقات می تواند ارتباط این دو نرم افزار را قطع کند. نظیر اختلال در اینترنت که در ایران بسیار متداول است.

۲- برای مواجه نشدن با چالش بالا، شرکت های حسابداری متوجه شدند که لازم است یک سیستم حسابداری تحت وب داشته باشند. البته بسیاری از شرکت های معتبر ایران، هنوز نرم افزار حسابداری تحت وب ندارند (تا جایی که اطلاع داریم هیچ یک از نرم افزارهای حسابداری مشهور که در بالا از آنها نام برده شد، حسابداری تحت وب ندارند). اما برخی شرکت های دیگر نرم افزار حسابداری تحت وب تولید نموده اند. با بررسی آنها متوجه گشتیم، این شرکت ها یک نرم افزار حسابداری متصل به فروشگاه اینترنتی برای اتصال به دیگر نرم افزارها تولید نکرده اند، بلکه پورتال های فروشگاه اینترنتی اختصاصی خود را در کنار بحث حسابداری، راه اندازی نموده اند.

حال مسئله آنجاست که اگرچه این شرکت ها امکانات حسابداری کاملی در اختیار شما قرار می دهند، اما ظاهرا اصل موضوع فراموش شده است. فروشگاه اینترنتی آنها از قدرت و امکانات کافی برخوردار نبوده و ویژگی های لازم برای راه اندازی و توسعه یک فروشگاه اینترنتی خوب را ندارد. شاید رویکرد این شرکت ها به فراهم کردن یک وبسایت جهت فروش آنلاین محصولات، در کنار فروش حضوری و البته با محوریت فروش حضوری است.

پس اگر به دنبال رشد و توسعه در زمینه فروش اینترنتی باشید، در مقایسه با این انتخاب شاید بهتر باشد برای فروشگاه اینترنتی خود از یک نرم افزار فروشگاه ساز خوب استفاده کرده و همچنان به صورت دستی فاکتورها و موجودی کالاها را، با نرم افزار حسابداری تحت ویندوز خود هماهنگ سازید. دقیقا به همین دلیل هیچ یک از فروشگاه های اینترنتی شناخته شده (در صنف های گوناگون)، به دنبال استفاده از این نوع نرم افزار حسابداری متصل به فروشگاه اینترنتی نرفته اند.

۳- مشکل سوم آنجاست که حتی در صورت توسعه یک نرم افزار حسابداری متصل به فروشگاه اینترنتی قوی و یا بهبود پورتال های فروشگاه اینترنتی شرکت های حسابداری، همچنان یک چالش بزرگ در سر راه خواهد بود. مشکل اینجاست که تمامی نیاز شما این مسئله نیست. یک فروشگاه اینترنتی قدرتمند، علاوه بر حسابداری و انبارداری، به امکانات دیگری نیاز خواهد داشت. قابلیت هایی نظیر: اتوماسیون، مدیریت کارکنان، امکانات هوشمند و خودکار نظیر مقایسه با رقبا و  …
با این حساب نیاز به یک سیستم مدیریت کسب و کار تحت وب شامل تمامی موارد بالا و به صورت یکپارچه با فروشگاه اینترنتی احساس می شود.

 

امکانات نرم افزار حسابداری متصل به فروشگاه اینترنتی

همانطور که در پنل فروش و خرید توضیح داده شد، حسابداری دومین مرحله ی اتوماسیون فاکتور در هریک از این دو بخش است. پس از آنکه فاکتورها مورد تایید مدیر فروش و مدیر خرید (تدارکات و تامین موجودی) قرار بگیرند، به پنل حسابداری می روند. پس پنل حسابداری شامل دو قسمت مجزاست، حسابداری فاکتورهای فروش و خرید.

 

اطلاعات نمایش داده شده از فاکتورها در پنل حسابداری

نمایش فاکتورها در پنل های مختلف (مراحل اتوماسیون) شباهت بسیار زیادی دارند. در واقع اطلاعات اساسی فاکتور، موجودی ها و… در پنل حسابداری نیز قابل مشاهده است. درست مانند قسمت فروش و خرید، این فاکتورها به صورت یکجا و با اطلاعات کامل نمایش داده می شود. لذا نیازی به باز کردن صفحات متعدد برای مشاهده آنها نخواهد بود. جزئیات این اطلاعات در پنل فروش و پنل خرید بیان گردیده است.

نقطه افتراق در امکانات و قابلیت های تغییر در فاکتور است. مثلا به جای امکانات ویرایش و تغییر در فاکتورهای فروش یا خرید، در پنل حسابداری امکان ثبت سند حسابداری در نظر گرفته شده است. بدیهی است در صورت نیاز به تغییر فاکتور اولیه لازم است حسابدار با عدم تایید خود، فاکتور را برای مسئول فروش / مسئول خرید بازگشت داده تا ویرایش شود. همه ی عملیات های مفروض در قالب اتوماسیون سامانه انجام می پذیرد.

 

امکانات فاکتورها در نرم افزار حسابداری متصل به فروشگاه اینترنتی

حسابداری فاکتورهای فروش

۱- امکانات مشترک بین همه پنل ها شامل: تغییر کد پیگیری، مهلت ارسال، مشاهده روند طی شده روی فاکتور، توضیحات مشتری و پیام های دیگر مدیران سیستم، افزودن پیام جدید، خروجی اکسل سفارش

۲- تایید (برای ارسال به انبار) یا عدم تایید فاکتور (برای بازگشت به پنل فروش)

۳- ثبت سند مالی و اتصال آن به فاکتور:

ثبت سند مالی (تراکنش) در نرم افزار حسابداری متصل به فروشگاه اینترنتی با امکانات زیر صورت انجام می پذیرد:
تاریخ تراکنش، طرف حساب دریافت کننده و پرداخت کننده، مبلغ، شماره فاکتوری که تراکنش به آن مربوط و متصل می گردد (در صورت وجود)، در نظر گرفتن سقف اعتبار طرف حساب دریافت کننده مبلغ و اطلاعات اختیاری دیگر نظیر شماره پیگیری تراکنش، شماره حساب مقصد و…
در صورتیکه با انجام یک تراکنش از سقف اعتبار مشخص شده برای یک طرف حساب تجاوز نماییم، سیستم به حسابدار هشدار می دهد.
پس از ثبت سند، مبلغ و محل دریافت و پرداخت آن در اطلاعات فاکتور قابل مشاهده است. همچنین تمامی فرآیندها به همراه کاربر و زمان تغییرات در روند فاکتور ثبت شده، در کنار پیام های مرتبط با فاکتور قرار می گیرد.

۴- ثبت چک و اتصال آن به فاکتور:

برای پرداخت های اعتباری امکان ثبت چک و اتصال آن به فاکتور وجود دارد و مانند ثبت تراکنش در پنل حسابداری، در کنار دیگر امکانات هرفاکتور، در دسترس است.

۵- تراکنش اتوماتیک:

در خصوص فاکتورهایی که پرداخت آنها از طریق درگاه بانکی صورت گرفته باشد، از همان ابتدا در پنل فروش، برچسب بانک مربوطه در گوشه فاکتور نمایان شده و در اطلاعات فاکتور نیز قابل مشاهده است. علاوه بر این، تراکنش این فاکتورها به صورت اتوماتیک ثبت شده و نیازی به انجام عملیات توسط حسابدار نخواهد بود.
همچنین در خصوص فاکتورهایی که بدون انتخاب گزینه پرداخت با درگاه بانکی ثبت می شوند (به عنوان مثال پرداخت حضوری)، یک ماژول کاربردی در نرم افزار حسابداری متصل به فروشگاه اینترنتی در نظر گرفته شده است. در مواقعی که مشتری از نوع پرداخت انتخاب کرده منصرف گردد و تمایل به پرداخت اینترنتی داشته باشد، این ماژول مورد استفاده خواهد بود. وی می تواند با وارد نمودن شماره رهگیری سفارش و مشاهده و تایید مبلغ، فاکتور خود را آنلاین پرداخت نماید. در صورت پرداخت مبلغ با این ماژول، مبلغ مستقیما به سفارش مذکور در سامانه مدیریت کسب و کار متصل شده و نوع فاکتور به پرداخت آنلاین تغییر می یابد.

۶- تراکنش سریع:

طبق روندهای تعریف شده در هر شرکت، بسیاری از تراکنش ها ماهیتی تکراری دارند. به عنوان مثال ممکن است در همه فاکتورها با نوع پرداخت حضوری، تراکنشی برابر با مبلغ فاکتور از طرف حساب مربوطه به صندوق لازم باشد. این موارد در پنل حسابداری قابل تعریف است. در نهایت حسابدار بدون نیاز به باز کردن صفحه تراکنش، تنها با عملگرهای در نظرگرفته شده در هر فاکتور و با یک کلیک ساده، تراکنش مربوطه را ثبت می نماید. این قابلیت منحصر به فرد برای افزایش سرعت و راندمان نیروها در نرم افزار حسابداری متصل به فروشگاه اینترنتی آیدیانت قرار گرفته شده است.

۷- مشاهده و حذف سریع تراکنش های قبلی:

یکی از امکانات قرار گرفته در حسابداری فاکتورها، مشاهده تراکنش های ثبت شده در کنار دیگر اطلاعات و در صورت نیاز، حذف آنها با یک کلیک است.

 

حسابداری فاکتورهای خرید

۱- مشاهده بالانس مالی و وضعیت بدهکاری/بستانکاری طرف حساب مربوطه، مهلت باقیمانده برای رسیدن فاکتور (جهت مشخص شدن زمان نمایش موجودی در فروشگاه اینترنتی، لیست هوشمند خرید و…)

۲- ثبت تراکنش و چک مرتبط با فاکتور خرید (مشابه فاکتورهای فروش)

 

دیگر امکانات پنل نرم افزار حسابداری متصل به فروشگاه اینترنتی

۱- ثبت تراکنش و چک

شما می توانید علاوه بر ثبت سند مالی متصل به فاکتورها، هرگونه مبلغ دیگری را بین دو طرف حساب انتقال دهید. به عنوان مثال این مبالغ ممکن است ثبت هزینه ها باشد. ثبت چک نیز مانند تراکنش به صورت جداگانه از فاکتور ممکن است و ماژول مربوط به آن، لیستی از چک ها و امکانات ویرایش / وصول آنها را داراست.

نرم افزار حسابداری متصل به فروشگاه اینترنتی

۲- سررسید

چک ها و فاکتورها (خرید و فروش) می توانند تاریخ وصول مشخص داشته باشند. در این صورت ماژول سررسید، لیست مواردی که سررسید تسویه و وصول آنها نزدیک است را نمایش میدهد. علاوه بر ماژول سررسید این موارد در داشبورد صفحه مدیریت کسب و کار نیز نمایش داده می شود.

 

۳- طرف حساب ها

دسته بندی طرف حساب ها (مثلا گردآوری طرف حساب های هزینه)، مشاهده اطلاعات هر طرف حساب (مشخصات، تماسی، مالی)، معین موقت و معین کل، اعتبار طرف حساب، صورت مالی ثبت شده برای طرف حساب (فاکتورهای خرید و فروش، تراکنش ها و چک ها)، ثبت تراکنش جدید برای طرف حساب و دانلود اکسل جزئیات حساب، برخی از امکانات طرف حساب ها در نرم افزار حسابداری متصل به فروشگاه اینترنتی آیدیانت است.

 

۴- درخواست های واریز

یکی از ماژول های در نظر گرفته شده در سیستم امکان ثبت درخواست واریز توسط دیگر کارمندان سیستم و پیگیری آن است. مشاهده این درخواست ها و تعیین وضعیت آنها در پنل حسابداری در نظر گرفته شده است.

 

۵- پرینت حساب ها

نمایش وضعیت معین کل همه ی طرف حساب ها به صورت یکجا

 

۶- تعریف طرف حساب ها

در این قسمت می توانید دسته ها و طرف حساب های هر دسته را تعریف و ویرایش نمایید. در تعریف طرف حساب علاوه بر مشخصات اصلی مانند، نام طرف حساب و شرکت مربوطه، مشخصات تماسی، نوع طرف حساب (خریدار،فروشنده، هردو و هیچ کدام) و اطلاعات مالی مانند شماره حساب و بانک و چند قابلیت دیگر نیز وجود دارد:

۱-۶- تمایز دادن طرف حساب های مالیات، بسته بندی و هزینه:

طرف حساب بسته بندی به صورت اتوماتیک در هنگام ثبت فاکتورها میزان هزینه بسته بندی را در سیستم ثبت میکند. طرف حساب مالیات نیز براساس انواعی که در تنظیمات فاکتور رسمی میتوان تعریف کرد، تراکنش خودکار خواهد داشت. همچنین طرف حساب های مالیات و هزینه، همگی از نوع هزینه محور بوده، بایستی در محاسبه سود و زیان در نظر گرفته شوند.

۲-۶- مدت زمان تسویه حساب:

با تعریف این زمان به عنوان زمان پیشفرض تسویه، فاکتورهای خرید یا فروش که متعلق به این طرف حساب باشند، در نزدیکی زمان تسویه به لیست سررسید اضافه می گردند. به عنوان مثال اگر فاکتوری به یک طرف حساب با ۱۰ روز مهلت تسویه فروخته شود، دقیقا پس از ۱۰ روز فاکتور در لیست سررسید تسویه قرار می گیرد. البته این مدت زمان در هر فاکتور قابل ویرایش خواهد بود.

۳-۶- سقف اعتبار:

همانطور که پیشتر بیان شد، با تعریف سقف اعتبار یک طرف حساب، به هنگام رسیدن بدهی وی به میزان تعیین شده، نرم افزار حسابداری متصل به فروشگاه اینترنتی آیدیانت از ثبت فاکتور یا تراکنش یا چک به آن طرف حساب جلوگیری می نماید.

پیش از انجام عملیات حسابداری، لازم است طرف حساب ها با ویژگی های بیان شده در پنل ویرایش سیستم ایجاد گردند.

۷- سود و زیان مجموعه

پارامتر هایی نظیر: تعداد کل فاکتورها، جمع کل فروش و سود فاکتورها، جمع مبالغ ارسال، بسته بندی و تخفیف، اطلاعات انواع تخفیف، جمع مبلغ هر هزینه، جمع کل هزینه ها و مبلغ سود خالص اطلاعاتی است که با انتخاب بازه زمانی مدنظر خود می توانید از قسمت سود و زیان بدست آورید.

محاسبه سود و زیان در فروشگاه اینترنتی

۸- تراز مالی مجموعه در نرم افزار حسابداری متصل به فروشگاه اینترنتی

 

۹- تنظیمات فاکتورهای رسمی و مالیات (در پنل مدیرکل)

انواع فاکتورهای رسمی، تنوع در روش محاسبه درصد یا مبلغ مالیات فاکتورها، مشخص کردن پیام نمایشی به مشتریان پس از انتخاب فاکتور رسمی، قراردادن نمونه فاکتور رسمی جهت مشاهده مشتریان، محدود نمودن فاکتورهای رسمی به برخی از درگاه های بانکی، درنظر گرفتن حداقل مبلغ سفارش برای فعال/غیرفعال نمودن گزینه درخواست فاکتور رسمی، برخی از امکانات قابل تنظیم در قسمت فاکتور رسمی و مالیات است. همچنین شما برای هریک از انواع تعریف شده برای فاکتور رسمی می توانید طرف حساب مبدا و مقصد برای انجام تراکنش خودکار مالیات را مشخص نمایید. تنظیمات درگاه در پنل مدیرکل قرار گرفته و می تواند در اختیار حسابدار نیز قرار گیرد

 

۱۰- تنظیمات درگاه های بانکی (در پنل مدیر کل)

برخی از امکانات این قسمت عبارتند از فعال/غیرفعال نمودن درگاه یک بانک در سه حالت: به صورت کلی، برای یک نوع فاکتور (از انواع فاکتورهای عادی و رسمی تعریف شده در ماژول فاکتور رسمی) و برای مبالغ سفارش کمتر/بیشتر از میزان مشخص. تنظیمات درگاه در پنل مدیرکل قرار گرفته و می تواند در اختیار حسابدار نیز قرار گیرد.

البته ویژگی های دیگری نیز مرتبط با پنل حسابداری در سامانه مدیریت کسب و کار یکپارچه با فروشگاه اینترنتی آیدیانت در نظر گرفته شده است که برخی از آنها در پنل های دیگر قرار گرفته شده است. توصیه می شود جهت آگاهی کامل از امکانات حسابداری تحت وب و یکپارچه با فروشگاه اینترنتی و قابلیت های آن به عنوان یک نرم افزار حسابداری متصل به فروشگاه اینترنتی، تمامی پنل های سامانه را مطالعه و بررسی نمایید.

تنظیمات درگاه های بانکی

۱۱- گزارش واریزهای آنلاین

کلیه واریز های آنلاین صورت گرفته در ماژول پرداخت آنلاین فروشگاه اینترنتی (برای پرداخت فاکتورهای پیشین، فاکتورهای حضوری، تسویه مبالغ بدهی)، در این گزارش به همراه اطلاعات کامل تاریخ، نام کاربر، ایمیل، مبلغ، شماره پیگیری بانک، شماره فاکتور، توضیحات مشتری، درگاه مربوطه، قابل مشاهده است.