خرید فروشگاه اینترنتی: چرا نیاز به پنل خرید یکپارچه با فروشگاه اینترنتی داریم؟
خرید فروشگاه اینترنتی مانند هر نوع فروشگاه دیگری، یکی از پایه های اصلی فروشگاه است. ممکن است شما، یک کسب و کار را بدون موجودی اولیه و صرفا با تبلیغات و جذب مشتری، شروع کنید و البته تصمیم صحیحی است. خرید کالاها برای شروع یک کسب و کار و به عنوان اولین قدم حتی در فروشگاه های فیزیکی و حضوری نیز تصمیم اشتباهی است، چه برسد به فروشگاه های اینترنتی.
اما در نهایت با جذب اولین مشتری شما نیاز دارید جنس مورد نظر آن مشتری را تهیه و به وی تحویل دهید. تا این زمان بهتر است موجودی کالاهای خود را به مشتریان نمایش ندهید. به خصوص اگر تعداد اقلام کالا در فروشگاه اینترنتی شما زیاد باشد، امکان تهیه همه ی آنها، پیش از کارهای سئو و جذب مشتری، وجود ندارد. به هرحال پس از مدتی، به ثبت فاکتور خرید فروشگاه اینترنتی و تامین موجودی انبار نیاز خواهید داشت. ثبت فاکتور و انجام فرآیند خرید در قالب سیستم حسابداری و انبارداری به دلایل زیر است:
۱- حسابداری
برای محاسبه سود و زیان، بالانس طرف حساب ها (بدهکاری و بستانکاری تامین کنندگان) و به طور کلی تمامی اطلاعات مالی سیستم، نیاز دارید تا هرگونه ورود کالا را، در سیستم خرید فروشگاه اینترنتی ، ثبت کنید. برای اطلاعات بیشتر لازم است تا پنل حسابداری فروشگاه اینترنتی را بررسی نمایید.
۲- موجودی کالاها
خرید در فروشگاه اینترنتی به منزله ورود کالا به مجموعه است. پس با این ورود موجودی کالاها باید افزایش یابد. دقیقا به همین دلیل در هر سیستم حسابداری و انبارداری، با انجام پروسه خرید، موجودی انبار به صورت خودکار افزایش می یابد.
۳- ثبت اطلاعات
ثبت اطلاعات تامین کنندگان، محل خرید قبلی هرکالا، قیمت خرید، آخرین زمان خرید، تعداد خرید در هربار سفارش دهی، نحوه تسویه و … به شما کمک می کند تا در دفعات آتی بتوانید سریع تر و بهتر خرید کنید. اطلاعاتی از این دست، یکی از حیاتی ترین اطلاعات هر فروشگاه اینترنتی است. پس در ثبت و حفظ آن باید بسیار دقیق باشید.
۴- اطلاع از خریدهای همزمان
در حالتی که خرید فروشگاه اینترنتی توسط چند نفر انجام می شود یا حتی در مواردی از بی دقتی یک مسئول خرید، ممکن است از یک کالا دو مرتبه خرید صورت گیرد. یکی از دلایل نیاز به پنل خرید فروشگاه اینترنتی، ثبت فاکتورهای خرید در جریان و نمایش تعداد درحال خرید از هر کالاست. بدین وسیله می توان از خطاهای خرید جلوگیری کرد. این مسئله به خصوص برای واردکنندگان ملموس تر است. چرا که ممکن است خرید و واردات یک کالا چند ماه به طول انجامد. در شرکت های بازرگانی یکی از اشتباهات متداول، خرید یکسان از کالا، توسط دو شخص است.
تا اینجا عوامل اصلی نیاز به پنل خرید فروشگاه اینترنتی، بررسی شد. حال به سوال اصلی بازمی گردیم:
چرا نیاز به پنل خرید “یکپارچه” با فروشگاه اینترنتی داریم؟
همانطور که در پنل های حسابداری و انبارداری بیان گردید، یکی از مشکلات سیستم مستقل حسابداری و انبارداری، تبادل اطلاعات فاکتورهای خرید / فروش و سندهای حسابداری به صورت دستی است. این کار علاوه بر اتلاف زمان از کارمندان شما و در نتیجه کاهش راندمان مجموعه، خطاهای فردی در انتقال اطلاعات را به دنبال خواهد داشت و البته این تمام ماجرا نیست. همانطور که در مبحث موجودی در پنل انبار بیان گردید، زمان صرف شده برای هماهنگ سازی این دو سیستم در برخی موارد سبب از دست دادن مشتری به دلیل نمایش عدم موجودی می گردد و درجای دیگر نارضایتی مشتری از نبود کالایی که در فروشگاه موجود نمایش داده شده را به همراه خواهد داشت. در اینجا نیز اشاره ای مختصر به موضوع می نماییم:
۱- حالتی را فرض کنید که چند بسته از کالاهای گوناگون به تازگی به فروشگاه شما وارد شده است. طبیعتا زمانی لازم خواهد بود تا این کالاها بررسی، تفکیک، شمارش شده و در انبار شما قرار گیرد. پس از آن لازم است فاکتورهای خرید مربوطه در سیستم حسابداری و انبارداری شما ثبت شود و با طی روند خاص خود، موجودی آن کالاها در نرم افزار حسابداری افزایش یابد. پس از آن باید موجودی های جدید را به صورت دستی در فروشگاه اینترنتی خود آپدیت نمایید. پس روندی طولانی در هنگام ورود کالا به فروشگاه باید طی شده، تا موجودی فروشگاه اینترنتی شما اصلاح شود.
در صورتی که از این روند تبعیت نکنید، با توجه به بی نظمی های پیش آمده، خطاهای سیستم شما افزایش می یابد. اصلاح این خطاها ممکن است هزینه بیشتری برای شما به بار آورد. حال در نظر بگیرید در طول این زمان ممکن است مشتریانی به دلیل عدم موجودی کالاها در فروشگاه اینترنتی از ثبت سفارش منصرف گردند. طبیعتا این مورد در بلند مدت می تواند مقدار زیادی از فروش و سود شما را کاهش دهد. حتی در صورت عدم نمایش موجودی ها در فروشگاه اینترنتی (که البته در حالت کلی این موضوع معایب بسیاری دارد)، باز هم در حالت تجمیع فاکتورها در زمان های پرفروش، بررسی موجودی دقیق هر کالا، کار دشواری خواهد بود.
۲- در حالت فروش نیز، مسئله مشابهی باعث نمایش موجودی کالا بیش از میزان واقعی آن و مواجه شدن با کسری موجودی می گردد. این موضوع نارضایتی مشتریان را به همراه خواهد داشت و رفته رفته اعتبار فروشگاه اینترنتی شما را خدشه دار می کند. این مورد در پنل فروش بررسی شده است.
تا اینجا دلایل یکپارچه سازی پنل خرید با دیگر قسمت های فروشگاه اینترنتی بررسی شد. در ادامه امکانات پنل خرید فروشگاه اینترنتی آیدیانت بررسی می گردد.
امکانات پنل خرید فروشگاه اینترنتی آیدیانت
امکانات و ویژگی های ثبت و اتوماسیون فاکتورها:
۱- مشاهده تمامی فاکتورهای خرید و اطلاعات آنها به صورت همزمان در پنل خرید
اطلاعات فروشنده، بالانس مالی و وضعیت بدهکاری / بستانکاری وی، تاریخ ثبت فاکتور و مدت باقی مانده تا رسیدن آن، لیست کالاهای فاکتور، مشاهده پیام های دیگر کاربران، روند طی شده در اتوماسیون برای این فاکتور، ثبت پیام مرتبط با این فاکتور، حذف / تایید / ویرایش فاکتور
۲- امکانات ویرایش فاکتور خرید یا ثبت فاکتور جدید
دسترسی سریع برای ثبت فاکتور، افزودن کالا به فاکتور با جستجو و یا ورود دسته ای کالاها، تغییر مدت زمان رسیدن فاکتور (پیشفرض آن در هنگام ایجاد یا ویرایش طرف حساب ها، برای هر تامین کننده مشخص می شود)، موجودی، تعداد درحال فروش / خرید، بهترین قیمت و محل خرید در گذشته، آخرین قیمت های خرید
۳- روند اتوماسیون فاکتورهای خرید
طبق مکانیزم در نظر گرفته شده در سیستم خرید فروشگاه اینترنتی، مدیر خرید ابتدا باید فاکتور را ایجاد، ویرایش و تایید نماید. این مرحله درواقع همان زمانی است که مسئول مربوطه اقدام به مذاکره و ثبت سفارش نزد تامین کننده می نماید. در گام بعدی پس از تایید مسئول خرید فاکتور به پنل حسابداری می رود تا حسابدار وضعیت مالی فاکتور را بررسی کند. در این مرحله حسابدار علاوه بر مشاهده بالانس مالی تامین کننده، می تواند زمان تسویه پیش فرض تعریف شده در سیستم برای این طرف حساب را بررسی کند. در این مرحله ممکن است حسابدار سند مالی بر روی این فاکتور ثبت کند (چک / تراکنش). در صورت صحیح بودن موارد حسابداری، فاکتور تایید و در غیر این صورت جهت ویرایش یا مذاکره به پنل مدیر خرید بازگشت داده می شود. پس از تایید حسابدار فاکتور جهت بررسی و تایید نهایی مجددا به پنل خرید می رود.
این مرحله جهت بررسی فاکتور خرید از نظر حسابداری و نکات دیگر، پیش از ارسال نهایی فاکتور توسط تامین کننده، در نظر گرفته شده است. همچنین فاکتور تا زمان رسیدن کالاها می تواند در این پنل باقی بماند.
نهایتا با رسیدن کالاها، جهت شمارش و قرار گیری در انبار، فاکتور تایید شده به انبارداری می رود. برای آشنایی با امکانات این قسمت بهتر است پنل انبارداری فروشگاه اینترنتی را بررسی نمایید.
در ویدئو زیر، روند اتوماسیون فاکتورهای خرید مورد بررسی قرار گرفته است.
۴- تایید خرید فروشگاه اینترنتی و تایید خرید خارجی (واردات)
در قسمت ویرایش محتوا و سیستم، بیان شد که در فروشگاه اینترنتی آیدیانت، حالت های مختلف شامل عدم نمایش موجودی، نمایش موجودی حدودی، نمایش موجودی دقیق و یا صرف نمایش کلمه موجودی یا عدم موجودی بدون مشخص کردن تعداد آن، قابل تنظیم است و همچنین در همه ی این حالات می توانید امکان خرید محصولات ناموجود را فراهم سازید. این حالت بدین معناست که مشتریان می توانند بر روی محصولات ناموجود ثبت سفارش نموده، درخواست تهیه و ارسال آنها را داشته باشند.
حال همانطور که در پنل فروش به آن اشاره شد، روند تهیه کالاهای ناموجود برای سفارشات ثبت شده، در اتوماسیون سیستم در نظر گرفته شده است. مدیر فروش با مشاهده موجودی کالاهای یک فاکتور در شعب مختلف، در صورت نیاز، خرید کالاهای ناموجود را استعلام می نماید. با تفکیک درخواست های خرید و واردات، مسئول هر بخش می تواند فاکتورهای مرتبط را مشاهده نماید.
به عنوان مثال فاکتور فروشی که درخواست تایید خرید داخلی داشته باشد، در پنل تایید خرید (مستقل از پنل خرید) نمایان می شود. مسئول خرید می تواند تمامی اطلاعات این فاکتور را، مانند مسئول فروش، مشاهده کند. سپس امکان تهیه هر کالا، قیمت جدید خرید کالا و تعداد روز رسیدن آن را وارد می نماید. همچنین می تواند اطلاعات دیگر را به صورت پیام به فاکتور اضافه نماید. با ثبت تایید خرید، مسئول فروش از امکان خرید کالا و اطلاعات دیگر آن آگاه شده، با مشتری هماهنگی های لازم را به عمل می آورد.
امکانات پنل خرید، بیش از موارد بررسی شده است. این پنل شامل پنل های هوشمندی است که توضیحات آن در این مطلب آورده نشده، از جمله پنل پیشنهاد هوشمند خرید که پیشرفته ترین ماژول خرید طراحی شده در سامانه، برای بهبود فرآیند خرید و خرید هوشمند با تعداد بهینه است.
در اینجا فعلا ماژول های: تمایل به خرید (آماری است از درخواست هایی که روی کالاهای ناموجود شده، از ابتدا تا به حال در سیستم ثبت شده است)، پیشنهاد خرید، مازاد موجودی، خرید های ضروری بررسی نشد. برای بررسی دیگر امکانات پنل خرید، بررسی امکانات پایه و ماژول های پیشرفته سامانه مدیریت کسب و کار آیدیانت و مشاهده دمو سامانه لازم خواهد بود.
در ویدئو زیر، ماژول های پیشرفته پنل خرید از جمله: پیشنهاد خرید، مازاد موجودی و خریدهای ضروری، بررسی شده است.